先在會議室每個座位前方的會議桌上正中位置,話筒的下方,放5頁空白紙或是信箋紙,然後在紙面的右側,豎着擺放簽字筆或是削好的鉛筆,如果領導有特殊要求的,還需擺放紅藍筆。會議開始前,需要對每隻簽字筆,鉛筆或紅藍筆進行試用,防止出現漏油或書寫不暢等意外情況。