全面認識以下電子文件管理的重要意義是我們啟動或加強這項管理工作的前提。
1、有利於提高機關辦公效率和質量
公文是機關工作的工具和紐帶，也代表了機關管理的水平和形象。提高了機關公文管理水平，有利於促進機關工作的規範化、科學化、高效化。電子文件具有存儲密集、攜帶方便製作簡便、處理靈活檢索快捷、傳播迅速多元集成、生動直觀等優勢。藉助這優勢，我們可以在鍵盤上寫稿、在屏幕上閲稿、在網絡上收發和查詢文件，從根本上克服紙質文件的製作難、查詢難、傳遞難的問題，使辦公手段發生質的飛躍。
2、有利於提高檔案管理水平
檔案是社會活動的真實紀錄。它能讓歷史凝固、讓信息沉澱、讓記憶説話、讓知識傳承。沒有檔案，各行各業就難以持續發展，甚至連生存都將成問題。由於檔案是從文件轉換過來的，今天的文件是明天的檔案，今天的檔案是昨天的文件，它們之間是不可分割的。因此，國內外經驗表明，電子檔案工作必須強調前端控制，即從文件製作、傳遞、收集時就加強質量控制，以確保歸檔電子文件的價值。電子文件的任何質量隱患，如內容不真實、格式不規範等問題，將會給檔案工作帶來難以彌補的損失。
3、有利於信息資源的開發和利用
優質的信息資源是政府和企業管理的基礎，決策的前提和為
社會服務的依據。離開信息資源，各項工作將成為“無源之水，無本之木”。電子文件具有紙質文件難以比擬的優越性，理應成為現代社會的優質戰略資源。然而，由於這一項新事物還沒有被人們廣泛認識，至今仍然是社會信息化的薄弱環節。加強電子文件的科學管理，就能為信息資源的開發利用創造條件，由此帶來可觀的經濟和社會效益。
4、有利於社會信息安全
安全是信息化的命脈，安全出問題，信息化工作將前功盡棄。由於電子文件天生就有的載體、信息、特別是生存環境的不穩定性，使其很容易被刪除、篡改、偽造、泄密，造成災難性後果。而且人類對計算機的依賴性越強，其帶來的社會危害就越大。加強電子文件管理，應當成為信息化安全，乃至社會安全的一項重要內容
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