要做機動車檢測站設備檔案按以下方法
1、目的
為了保證檔案管理工作滿足本公司質量體系的要求，充分發揮檔案的客觀證據和追溯性的作用，特制定本程序
2、範圍
適用與本公司質量體系運行中有關的文件、標準、資料、記錄、計算和導出數據、檢測報告等的歸檔、保管、檢索。
3、職責
3、1辦公室負責對與質量體系運行有關的文件資料及記錄的歸檔和保管、檢索的管理。
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3、2檢測組負責車輛檢驗原始記錄的歸檔管理。
3、3檔案管理員負責相關資料、記錄的歸檔和檔案資料保管。
4、工作程序
4、1 檔案管理的範圍：
4、1.1外來文件及規章
1)有關質量、計量的法律、法規、政策、規定等
2)國家、部門標準、規範、規程，其它相關標準
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3)計量認證批准文本。
4)公司機構設置、管理層任命文件。
4、1.2 質量體系文件
1)質量手冊和程序文件
2)檢驗實施細則、操作規程等作業指導書
3)計量認證申請文件副本。
4、1.3 檢測文件送檢單、檢驗原始記錄、報告副本及抽樣記錄、保存在計算機系統的相關文件資料、有關技術會議的技術資料、技術文獻等。
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4、1.4 儀器設備檔案。
4、1.5 技術人員檔案。
4、1.6質量體系運行中產生的其它記錄：
1)質量計劃、質量體系審核和評審記錄及報告
2)本公司工作計劃、總結及有關會議記錄
3)標準物質與重要物資採購、驗收記錄
4)比對、驗證與校核記錄及其評審記錄
5)計算機軟件及其有關文檔
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6)用户抱怨的處理記錄
7)委託方提供的要求保密或保護專利的有關資料
8)本公司事故調查情況及處理記錄。
9)外部支持服務和供應商記錄
10)比對、驗證試驗與校核記錄及其評審記錄
11)新項目和非標準方法開發確認記錄。
4、2 檔案資料的管理
檔案資料由本公司檔案管理員統一管理。各部門收集其職責範圍內的檔案資料，每月底送交檔案管理員統一整理歸檔。
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4、3 檔案資料的保管
4、3.1 資料室應配備防盜、防火、防潮設施。
4、3.2 檔案管理員應維護適當的貯存環境，保證記錄的安全貯存，防止檔案資料不正常的損壞和丟失，對損壞或變質的檔案資料應及時修補和複印。
4、3.3 檔案不得隨意捆放，應將檔案分類建立目錄後存放在檔案櫃中。檔案櫃應有明顯標識，以便檢索和查詢。
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4、3.4 歸檔記錄若發生塗改、損壞、丟失現象，應及時報告質量負責人追查原因，視情節輕重，由經理處理。
4、4 檔案的借閲
4、4.1 屬於保密範圍內的文件資料應在規定範圍內傳閲。
4、4.2 本公司人員確因工作需要查閲有關保密性的資料，需經經理同意後在指定地點查閲，一般不外借、不復制，如確需要複製，應由經理批准。其它資料按規定登記查閲。
4、4.3 外單位人員查閲有關保密性的資料時，須持單位介紹信並經理批准，只限在指定地點查閲，未經允許不準摘錄、拍照和複印。
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4、5 檔案的保管期限
4、5.1 檔案的保管期限由相應的程序文件、作業指導書規定。未明確規定的一般保存期為三年。
4、5.2 對有繼續保存價值的的技術檔案，經質量負責人鑑別，報經理批准後，可延長保存期。
4、5.3 超期的檔案資料，由質量負責人登記造冊，報經理批准後統一銷燬。
4、6 檔案的保密
所有涉及委託方利益的文件資料、檢測數據、原始記錄、檢驗報告都應為委託方保密，未經批准不得複製或擴散。不允許在電話或傳真中泄露委託方的資料、檢驗數據。如泄密要追查責任，嚴肅處理。
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