會議物質準備是為保障會議順利進行必須作好一系列的物質準備。包括幾個方面,首先是會場方面的準備:確定大會會場和分組會會場會場的佈置,如會標、彩旗、花卉、音響裝置、照明裝置、錄音錄影裝置以及茶水杯盤等方面的物資裝置。