1、開工前資料質量驗收資料試驗資料材料、產品、構配件等合格證資料施工過程資料必要時應增補的資料竣工資料建築工程質量監督存檔資料。 建築工程檔案資料員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識爲一體的複合專業工作，必須具備一定的建築專業知識、檔案專業知識及操作計算機建築應用軟件的能力。
2、能看懂一般工業與民用建築(市政)施工圖，能編制修改工程竣工圖(包括重新繪製基礎竣工圖)。
3、瞭解各種建築結構施工技術和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格。
4、瞭解工程測量有關知識，熟悉工程定位測量、施工測量、竣工測量，並能填寫相應的工程測量技術文件及表格。
5、瞭解文祕基礎知識，熟悉城市建設活動中報告、批覆、通知、紀要等應用公文的編寫方法。
6、熟悉城市建設工程檔案的內容、範圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法。
7、瞭解計算機在檔案管理中的作用及基本知識。
建築資料員日常工作流程：
一、 收到了：安全隱患通知單、監理工程師通知單流程：
1、監理工程師到現場發現隱患並進行記錄。
2、監理工程師回到辦公室打印安全隱患整改通知單。
3、安全隱患整改通知音簽字蓋章後發給施工單位簽收。
4、施工單位簽收後，在其右上角註明接收的日期和時間，複印發給每一個管理人員（原件資料員留底）並馬上對發現有安全隱患的部位進行整改。
5、施工單位將安全隱患整改後，寫安全隱患整改通知回覆單並打印出來簽字蓋章。
6、施工單位將安全隱患整改通知回覆單回覆給監理單位。
7、監理單位收到安全隱患整改通知回覆單後到現場進行復查，然後簽署意見蓋章，返還施工單位。
8、施工單位收到有監理審批意見的安全隱患整改通知回覆單後，與其安全隱患整改通知單釘在一起存放，備閱。
二、 收到安監站發的安全隱患整改通知單流程：
1、安監員到現場發現安全隱患並進行記錄。
2、安監員回到會議室手寫安全隱患整改通知單。
3、安全隱患整改通知單簽字蓋章後發給施工單位、建設單位、監理單位簽收。
4、施工單位簽收後，複印發給每一個管理人員（原件資料員留底）並馬上對發現有安全隱患的部位進行整改。
5、施工單位將安全隱患整改好後，寫安全隱患整改通知回覆單並打印出來簽字蓋章。
6、施工單位將安全隱患整改通知回覆單回覆給安監站。
7、安監站收到安全隱患整改通知回覆單後到現場進行查勘，然後簽署意見蓋章，返還施工單位。
8、施工單位收到有安監員審批意見的安全隱患整改通知回覆單後，與其安全隱患整改通知單釘在一起，原件自己保管，備閱。
三、 收到：設計變更的流程：
1、到監理單位辦公室接收設計變更，並在右上角註明接收的日期和時間。
2、根據其變更內容所涉及到的班組，施工管理人員確定人數並立刻複印足夠的份數，每人發一份，原件自己保管，並檢查是否有章：設計單位出圖章，設計人員執業章，建設單位章，監理單位章。
3、不管什麼變更，預算員、項目經理、技術負責人和工地老闆都需要人手一份。
四、 施工現場簽證單流程：
1、當收到的變更超過合同範圍時，增加的工程量需要根據設計變更進行算出來，用施工現場簽證單書面列出。
2、將寫好後的簽證單送給項目經理並馬上讓其簽字蓋章。
3、將蓋章簽好字的簽證單一式N份（根據合同要求確定份數），報送給監理單位讓其審覈。
4、監理單位審覈完畢再給建設單位確認。
5、簽證單籤的過程中，如發生退回，則重新編寫簽證單重新報送。
6、籤回來的簽證單要妥善保管，不得遺失，否則後果非常嚴重，因爲一份簽證單所涉及的金額可達成百上千萬元。
7、如果預算員在工地，一般交給預算員，交給預算的時候必須讓其簽收，免得到時他弄不見賴你沒給。
五、 開會時的會議記錄及會議簽到表：
1、會議簽到表：參與會議的人員進會場時簽到。
2、會議記錄：會議時做好筆記，會議結束，將筆記用電腦整理出來，交給項目經理進行審覈。審覈完畢，再修改好後，將會議記錄N份發給與會人員，自己保留一份存底。
六、 收到建設單位的聯繫函後：
1、到建設單位接收聯繫函，並在文件的右上角註明收文件的具體日期和時間。
2、然後根據函的內容確定人數，以便複印相應的份數。
3、複印件立刻發給管理人員並讓其簽收，原件自己保存。
七、 自己發給其他單位的文件：
1、填寫好發文本
2、將文件發給其他單位時，接收人在發文本上簽名。
3、如是發給本單位人員，接收人亦須在發文本上簽名，以免日後麻煩。
八、 收到監理工作聯繫單/會議紀要後：
1、到監理單位辦公室接收監理工作聯繫單/會議紀要，在其右上角註明日期和時間。
2、根據工作聯繫單/會議紀要的內容，確定所涉及的人員，以確定複印的份數。
3、複印好後，填寫好發文本，將文件發給相應的管理人員及班組長。
九、收到圖紙的工作流程：
1、到監理單位辦公室接收監理單位發出的施工圖紙。
2、檢查施工圖有無蓋章：設計單位出圖章、審圖機構圖章、設計師註冊章、建設單位章、監理單位章。
3、按圖紙目錄檢查施工圖紙是否完整齊全。
4、檢查圖紙的套數是否齊全。
5、然後簽收施工圖紙。
6、拿到施工圖紙後，對施工圖進行登記，自己留置一套完整的施工圖紙（原件），總施工預算也需要一套完整的施工圖紙（原件），其餘施工管理人員不夠的用自己留的那套圖紙進行復印。
7、圖紙發給施工人員時，註明是否原件，並讓其簽收。
8、變更後的舊圖，其原件收回，及時更換新圖，並將新圖紙立即發給各施工管理人員。
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