1、資料員應根據要求認真審核收存的資料，不得接受經塗改的報驗資料或有缺損的文件，並在整理後分類歸檔、妥善存放，做到收集及時、存放分類、真實完整，以保持文件的完整性、保密性和可查性。
2、資料員對監理部進場初期的監理合同、監理部人員組成（含總監任命書）、各個施工承包合同、工程施工許可證、工程施工設計圖紙、圖紙會審/設計交底紀要、第一次工地例會紀要、項目監理規劃、各專業監理實施細則、監理部對施工單位的監理工作要求書面交底等文件要專門單盒存放。
3、資料員對監理工作過程中各種現場工程資料——施工單位報審的施工資料、監理簽發的監理資料和業主發來的指令文件（含轉發的設計變更文件），應按單位工程建立案卷盒(夾)，分專業存放保管並編目，以方便不斷增入、查找檢索和完工時能儘早整理歸檔。
4、資料員有權（也有義務）催促監理工程師/總監及時、規範地審籤施工單位的報審資料，並督促他們隨時留存一份已審籤的報審資料。如果施工單位不肯留存一份在監理部，監理人員有權拒絕簽字和蓋章。不要聽信施工單位關於將來竣工時給一份齊全資料的“承諾”，而應堅持隨籤隨存的原則。
5、資料員應及時提醒監理工程師/總監催促施工單位按要求在完成整改並自查合格後及時呈報監理工程師通知回覆單/復工報審表。
6、資料員有義務要求監理人員以對工程負責和對自己負責的態度，認真如實地填寫和簽署表格的有關內容。
①監理人員應對填寫的表格的數字、內容和簽署的審批意見負責。必須先到現場核驗工程施工實體質量/到場材料、構配件、設備實物的外觀質量、規格、數量等，不能未驗先簽。
②監理人員在填寫和簽署表格時，應字跡清晰、用詞準確，不得馬虎潦草、隨意塗改，切忌含意模糊和易產生歧見的用詞。
③凡是必須由總監理工程師籤批的欄目，監理工程師不得越權簽署凡是必須由監理工程師籤批的表格和欄目，監理員不得越權簽署。
④監理員只能單獨簽署旁站記錄表，其它都應由監理工程師/總監理工程師簽署。如實在因人員緊缺，施工實體是由監理員現場查驗核實，可由監理員簽署相關表格，但必須在監理員簽署後由監理工程師進行雙籤。
⑤凡是由監理人員暫時保管的資料，監理人員應妥善而有序地收存保管，條件具備或必要時應及時向資料員移交。
7、資料員負責打印、收存、整理本項目監理部在自身監理工作中發出的各種文件、通知、記錄、會議紀要、報告等，負責在發出/收存前檢查這些文件、紀要、報告等是否經監理工程師、必要時報總監理工程師審籤，是否按規定加蓋監理部監理印章。
8、資料員對於收存的來自業主和公司的文件/通知（包括業主轉來的設計圖紙或變更），簽收後應在專門的收文登記本上予以登記。
9、資料員按有關規定向業主移交相關文件資料時，應督請對方接受人員在文件移交登記表上簽收向公司部門傳遞相關文件資料時，應要求接收人員在文件傳遞登記表上簽收
10 、對調離本監理部的監理人員，應在總監的支持下及時收回其個人暫存的監理過程文件資料和他的監理日記，並及時分別存入相應的分類資料盒內。
11、資料員對已收集的項目監理部資料應採取有效措施妥善保管，借閲必須履行手續。嚴防監理文件資料丟失、被人私自偷改和有借無還，確保監理文件資料的真實性和完整性。同時，資料員對項目監理部的印章要妥善保管和嚴格規範使用，嚴禁讓施工單位人員擅自使用。
12、資料員應協助總監/監理工程師，按照相關標準規範和業主的要求，指導、督促、檢查施工單位資料員規範化的做好平時工程施工過程資料的編制報審工作和完工時工程竣工資料的整理報審工作。
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