檔案管理編號一般都説歸檔文件編號的。
歸檔文件編號是指將每份歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，並以檔號章的形式在歸檔文件上註明。歸檔文件應依分類方法和排列順序逐件編號，即在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）等項目。1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。有些新組建單位或暫未列入檔案館接收計劃的單位，此項可空置，留待檔案館給定全宗號後再行填寫。
2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年，如一九九八年應表示為“1998”，不能簡化為“98”。
3）保管期限：歸檔文件保管期限的全稱或簡稱。如“永久”或“永”。
4）件號：文件的排列順序號。它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先後順序的重要標識。用阿拉伯數字直接標註。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號由檔案室採用與分類方法相對應的編號方法進行逐件編號。即如按年度——機構（問題）——保管期限進行分類的，其編號在分類的最低一級類目中進行編流水順序號。如：2000年——辦公室——永久1…2…3…4…，2000年——辦公室——長期1…2…3…4…。如按年度——保管期限進行分類的，其編號即：2000年——永久1…2…3…4…，2000年——長期1…2…3…4…。館編件號按進館要求編制。未進館檔案不用編制。
5）機構（問題），作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規範化簡稱。
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