1、資料的收集、整理必須及時，資料來源必須真實、可信，並堅持同步收集、整理，不得後補。資料填報必須子項齊全，應填子項不得缺漏，完工後按規定歸檔保存。
2、檢查驗收資料應在按要求內容進行自檢的基礎上，根據法定程序經有關單位審核簽章。
3、標準規定的檢查項目，應逐一進行檢查，記錄應真實齊全，原始記錄檢查人應簽字，並作為原始資料保存、備查。
4、材料、半成品、構配件等以及工程實體的檢驗應符合以下規定：材料必須先試後用，工程實體必須先檢後交或先檢後用。違背此規定須對已用材料、已交(用)工程實行重新檢測，確定是否滿足設計要求，否則應視為資料不符合要求。
5、國家標準或地方法規規定，實行見證取樣的材料、構配件、工程實體檢驗等均必須實行見證取樣、送樣並簽字及蓋章。
6、專業標準或規範對某項試驗提出的試驗要求，其試驗方法必須按專業標準或規範規定的試驗方法進行，否則該項檢(試)驗應為無效試(檢)驗。
7、歸檔的工程資料，檢驗批質量驗收記錄，分項、分部（子分部）、單位(子單位)工程驗收記錄，其表格均應採用印刷表格或電子表格，內容用碳素墨水、藍黑墨水書寫或微機打印，每種資料表格的填寫數量不得少於規定的份數。
8、各種材料合格證或質量證明文件，一般應為原件如果是複印件或抄件，應符合以下要求：
1）複印件：供貨商提供的複印件，應加蓋供貨商單位公章(鮮章)及標明品種、規格、供貨日期和數量等，並註明原件存放地點施工單位提供的複印件，應加蓋施工單位公章(鮮章)，並註明原件存放地點。
2）抄件：供貨商提供的抄件，應有供貨商單位公章(鮮章)，應標明品種、規格、供貨日期和數量及抄件人姓名，並註明原件存放地點。
9、資料表式中規定的，必須按規定要求加蓋公章和簽字。簽字不準代簽
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