1、工程資料應與建築工程建設過程同步形成，並應真實反映建築工程的建設情況和實體質量。
2、工程資料應字跡清楚、內容完整、結論明確，並應簽字蓋章齊全。
3、工程資料應以打印文本為主，紙質載體幅面為A4，手工書寫部分應用藍黑或黑色碳素墨水。
4、工程資料不得隨意修改。當需修改時，應實行劃改，並由劃改人簽字確認。
5、工程資料應為原件。當為複印件時，提供單位應在複印件上加蓋單位印章，經辦人簽字並註明日期及原件存放處。
6、移交建設單位的工程檔案資料的套數、費用、移交時間應在合同中做出明確要求。當合同無規定時，工程移交檔案資料至少2套。
7、建設工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、彙總各分包單位形成的工程檔案，並應及時向建設單位移交各分包單位應將本單位形成的工程資料整理、立卷後及時移交總包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的工程資料，並及時移交給建設單位。
8、 建設單位在領取建設工程規劃許可證或建築工程施工許可證之前 ， 應當與當地城建檔案管理機構 簽訂城建檔案移交責任書。在組織竣工驗收前 ， 提請城建檔案管理機構對應移交的工程文件進行驗收。 城建檔案管理機構接到建設單位申請後 ， 對工程檔案進行驗收 ， 並對驗收合格的工程檔案出具認可文件。
9、 對列入城建檔案館接受範圍的工程，工程竣工驗收後在規定時間內，由建設單位向當地城建檔案館移交一套符合規定的工程檔案。
10、單位工程質量驗收合格後，建設單位應在規定時間內將工程竣工驗收報告和有關文件報建設工程所在地縣級以上行政主管部門備案。
11、工程資料的收集、整理應有專人負責管理，資料管理人員應經過相應的培訓，並持證上崗。
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