書面資料的範圍比紙質資料的範圍更加寬泛。
書面資料除了紙質資料以外,還包括郵件、微信聊天記錄、短信、傳真等資料,不限於用來記載信息的載體的材質。
而紙質資料僅指以紙張作為記載信息的載體的材質,其他不以紙張為記載載體的材質都不能被稱之為紙質資料,比如樹葉、毛皮為材質的資料。