退休人員檔案材料須經整理(大材料要裁、小材料要裱、各類材料按原件時間的早晚、從一類至九類先後排序)、編目、分類、排序、用財務線裝訂成冊,並填寫目錄。
檔案裝訂必須有卷皮,並書寫檔案人員姓名、社保保險個人編號。
裝訂後的檔案,目錄在卷首,材料排序順序與目錄相符,最後一頁用白紙做封底,做到卷面整潔,卷案整齊。