凡是單位部門正式頒發的文件都必須要有文號,只有這樣做才符合文件正式簽發的有關規定。
單位的正式文件簽發有一系列的規定,其中一項就是賦予文號,給文件編髮文號,便於追溯文件的擬稿單位,文件的內容,查詢文件以及文件執行情況和文件歸檔管理。